Esempio di gestione mailing di istituto centralizzata

Riporto una soluzione tecnica semplice ed economica per la gestione capillare e tempestiva delle informazioni (circolari su scioperi, maltempo, eventi, iniziative ecc.).

Anche questo tema è stato prospettato in varie sedi per iscritto e verbalmente con interlocutori istituzionali dell'istituto.

Già a partire dal prossimo anno bisognerà che sia la scuola all'atto delle iscrizioni (e non dovrebbe essere l'iniziativa individuale dei singoli rappresentanti) di raccogliere gli indirizzi email delle famiglie.

Occorre registrarne più di una per ridondanza, es. di ENTRAMBI i genitori (non una sola per famiglia) e creare d'ufficio mailing list per classi, da gestire centralmente. collodi1a@tongiorgi.it mazzini3c@tongiorgi.it ecc.

Gli stessi rappresentanti, insegnanti e singoli genitori, si possono avvalere di queste mailing list.

Non è maggior lavoro, è minore lavoro, poiché per comunicazioni varie è molto più semplice scrivere una mail e cliccare, che fare circolari, protocollare, stampare distribuire ecc. ecc.

E' ovvio che non si raggiungono coloro che non hanno email (?), ma la catena informativa breve offre migliore garanzie di quella tradizionale. In pratica, meglio raggiungere l'80% tempestivamente che il 100% nella metà (50%) delle situazioni e all'ultimo minuto.

Di fatto devo anche aggiungere che l'email che raggiunge direttamente il genitore è più efficace della trascrizione sul diario tramite il bambino attraverso l'insegnante, che spesso viene firmata senza dare seguito, mentre dell'email rimane traccia presso i genitori.

Per alleggerire ulteriormente il carico sull'amministrazione, la raccolta di email si può fare direttamente tramite modulo web (chi ha una mail, ovviamente ha la possibilità di accedere al web) o scrivendo una email ad un apposito indirizzo (diciamo un'ora di lavoro per realizzare il sistema una volta, per tutti gli anni a venire).